Bij elk automatiseringsproject stellen klanten dezelfde vraag: "Waarom niet gewoon Zapier?" Het is een terechte vraag. Zapier is het bekendst, het makkelijkst om mee te starten, en vrijwel iedereen in een organisatie kan er een simpele flow mee bouwen. Toch kiezen wij in de meeste gevallen voor n8n. Dit is waarom.
Self-hosted: uw data blijft van u
n8n kun je op je eigen server draaien. Voor Nederlandse bedrijven die met klantdata, facturen of medische gegevens werken, is dat geen luxe maar een vereiste. Bij Zapier loopt alle data via hun Amerikaanse servers. Bij n8n draait alles op een VPS in Amsterdam als je dat wilt. AVG-technisch is dat een wereld van verschil.
We zetten n8n standaard in op een dedicated server per klant. De maandelijkse kosten hiervoor liggen tussen de 20 en 50 euro, afhankelijk van de belasting. Vergelijk dat met Zapier's Team plan van 69 dollar per maand, waarbij je alsnog geen controle hebt over waar je data staat. Voor een klant in de zorg was dit het doorslaggevende argument: hun functionaris gegevensbescherming tekende niet af op een tool waar patientdata naar de VS gaat.
Complexe flows zonder beperkingen
Zapier werkt prima voor rechte A-naar-B flows. Mail binnenkomt, rij in spreadsheet. Maar zodra je conditionele logica nodig hebt, loops, error handling of meerdere API-calls achter elkaar, loop je tegen limieten aan. n8n is gebouwd als een visuele programmeertool. Je kunt vertakken, samenvoegen, herhalen en foutafhandeling inbouwen zonder workarounds.
Een concreet voorbeeld: een klant wilde inkomende e-mails classificeren met GPT-4, afhankelijk van het type een andere actie triggeren, en bij twijfel een Slack-notificatie sturen naar de juiste afdeling. In Zapier had dat drie losse Zaps nodig met webhooks ertussen. In n8n is het een enkele workflow van 8 nodes.
Een ander voorbeeld dat we regelmatig bouwen: factuurverwerking. De flow ontvangt een e-mail met PDF-bijlage, stuurt de PDF naar een AI-model voor extractie, valideert de output tegen een leverancierslijst, maakt een conceptboeking aan in Exact Online, en stuurt een Slack-melding als iets afwijkt. Dat zijn 12 stappen met conditionele logica, error handling en retry. In n8n is dat een overzichtelijke workflow. In Zapier zou het een ononderhoudbaar web van 5-6 Zaps worden.
De technische details die ertoe doen
n8n ondersteunt native JavaScript/Python in Code-nodes. Dat klinkt als een detail, maar het maakt het verschil wanneer je data moet transformeren die niet in een standaard-formaat zit. Een JSON-response parsen, een CSV omzetten, of een berekening doen op basis van meerdere inputs: in n8n schrijf je drie regels code. In Zapier gebruik je Formatter-stappen of Webhooks en hoop je dat het werkt.
Daarnaast heeft n8n een ingebouwde credential manager die API-keys versleuteld opslaat, een execution log waar je precies kunt zien wat er bij elke run is gebeurd, en een error workflow die je kunt configureren om bij fouten automatisch een alert te sturen. Dat zijn productie-features die je nodig hebt als je automatisering serieus inzet.
Wanneer Zapier of Make wel de betere keuze is
Als een klant al een werkende Zapier-setup heeft met 10-20 flows, is het zelden zinvol om die te migreren. We bouwen dan nieuwe, complexere flows in n8n en laten de bestaande Zapier-flows staan. Migreren kost tijd en introduceert risico zonder dat het iets toevoegt.
Make (voorheen Integromat) zetten we in wanneer de klant een visuele no-code tool wil die ze zelf kunnen onderhouden, zonder de technische drempel van n8n. Make's interface is intuiever voor niet-technische gebruikers en hun scenario-builder is visueel aantrekkelijker. Voor eenvoudige flows van 3-5 stappen die de klant zelf wil kunnen aanpassen, is Make een prima keuze.
De kosten naast elkaar
Voor een gemiddeld MKB-project met 5-10 actieve workflows: Zapier kost 800 tot 1.200 euro per jaar. n8n self-hosted kost 240 tot 600 euro per jaar aan hosting. Make zit daar tussenin met 400 tot 800 euro per jaar. Het verschil zit niet in de toolkosten, maar in wat je ermee kunt bouwen. En daar wint n8n het ruimschoots.
De echte kostenberekening is: hoeveel tijd kost het om een flow te bouwen, te debuggen en te onderhouden? Bij simpele flows is dat in alle drie de tools vergelijkbaar. Bij complexe flows bespaart n8n tientallen uren per jaar aan workarounds, debugging en onderhoud. Die uren zijn duurder dan het verschil in licentiekosten.
